• Visitor
  
  

• 
  

مفهوم التقارير وعلاقتها بالقرارات

القرار هو العزم على فعل معين أو الأعراض عنه أو الأمر به أو النهي عنه وقد نصل إلى هذا العزم بعد استعراض مجموعة من البدائل ودراستها من كافة جوانبها واختيار البديل المناسب أو الأمثل وهو الذي يمثل العزم على الفعل أو القرار .

أما التقرير فهو إما أن يكون تلك الدراسة التي أدت إلى اتخاذ القرار أو ما يصف تلك الأحداث والوقائع التي أدى إليها تنفيذ القرار وكذلك ما يحدد نتائج هذه الأحداث والوقائع .

فإذا كانت القرارات ترتبط بالعزم على فعل حدث ما أو إنشاء واقعة معينة فإن التقارير قد تتناول دراسة وتحليل وتفسير عدد من الوقائع والأحداث التي نتجت عن تنفيذ قرارات معينة وقد تربط بينها في إطار معين يؤدي إلى هدف معين يسعى إليه معد التقرير .

لذلك فإن موضوع التقارير يرتبط في أي منشأة أيا كان حجمها أو نشاطها بنظم المعلومات والسجلات، فنظام المعلومات ما هو إلا مجموعة من العناصر البشرية والآلية لجمع وتشغيل البيانات طبقا لقواعد وإجراءات محددة بغرض تحويلها إلى معلومات تساعد في إعداد التقارير اللازمة لتسير المنشأة .

أهداف التقارير

التقارير الإدارية بأنواعها المختلفة يجب أن تحقق ما يلي :

• الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة من خلال تحليل مواقف وأحداث الماضي ( كتقارير أو تقارير الإنتاجية ) .

• إمداد الإدارة بالبيانات والمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب لمواجهة مواقف وأحداث مفاجئة أو متوقعة ( كتقارير الإحلال للأفراد أو للآلات ) .

• زيادة إمكانات الأفراد من خلال تحليل تقارير الكفاية بالأداء ودراسة العمل.

فالعمليات اليومية للمنشأة تنتج قدرا كبيرا من المعلومات والبيانات الحيوية التي يجب الإلمام بها ككل والرجوع إليها بشكل دوري . وقد يصعب أو يستحيل عرض وصف كامل لهذه العمليات مما يستلزم تقديمها في إطار معين يعتمد على إبراز النقاط الهامة بها، وبشكل ملخص وبصفة دورية . وقد يكون من المفيد أن يتم الربط بين مجموعة من العمليات ليقدم ملخص عنها خلال فترة زمنية معينة إلا الإدارة .

وبالتالي يكون التقرير هو الإدارة الأساسية لخدمة الإدارة في تقديم ملخص واف لهذه الأحداث والوقائع والعمليات بما ينقل إليها صورة دقيقة عن حقيقة ما يجرى في المنشأة .

العلاقة بين التقارير والاتصالات

يمكن أن ننظر إلى التقارير في ضوء ما سبق على أنها وسيلة لنقل المعلومات والبيانات والقرارات بين الجهات المختلفة أما شفهيا وأما تحريريا، وبالتالي فهي وسيلة إدارية للاتصال، ولدتها الحاجة لدى أول مدير وجد إن العمل قد لا يكون ممكنا باستمرارية أن يعمل مرؤوسيه تحت بصره مباشرة لذلك كان لابد من وسائل اتصال بديلة لنقل البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى للتنظيم القائم .

فالتقارير هي البيانات والمعلومات التي يجمعها المدير عن عملية المرور والملاحظة والمحاسبة وتبادل الآراء عن طريق الاتصال الشخصي بالقائمين بالتنفيذ ومن خلال الوجود الفعلي في مواقع التنفيذ وعن طريق المواجهة المباشرة للمواقف والمشاكل . لذلك فأصل التقارير أنها تبليغات شفوية أو رسائل من المرؤوسين عن سير التنفيذ وموقفه .

فكلما اتسعت قاعدة التنظيم نتيجة اتساع نطاق العمل ظهرت الضرورة إلى توزيع العمل بين عدد أكبر من الإدارات والوحدات على نفس المستوى وكلما زاد المستوى الواحد عن حد يعجز نطاق الإشراف عن تغطيته تعددت المستويات الإدارية وكلما تعددت المستويات الإدارية تعقدت عملية الاتصال نتيجة طول المسافة التي تقطعها البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى، وبالتالي قد يصعب أو يستحيل أن تتم عملية الاتصال بالكامل عن طريق الاتصال الشخصي المباشر .

ومن هنا كانت أهمية التقارير كوسيلة للاتصال بين المستويات الإدارية الأعلى والأدنى لخدمة وظائف التخطيط والرقابة وأصبحت التقارير تستخدم فعلا في قياس نتائج التشغيل ومستوى الإنجاز وفي الرقابة وفي توفير البيانات اللازمة للتخطيط الطويل الأجل وفي جدولة العمليات الجارية وللمراجعة الداخلية اللازمة للتحقق من سير العمل للسياسة المرسومة ونظم التنفيذ المقررة ولتسهيل التنسيق بين العمليات المنفصلة من حيث المواقع الإدارية للتنفيذ كما تستخدم التقارير لتسجيل التطورات والأحداث والبيانات التي قد يلزم الرجوع إليها في المستقبل .

أنواع التقارير

• لو نظرنا إلى التقارير من زاوية الهدف التي تسعى إلى تحقيقه ( وهو المساعدة على اتخاذ القرار الرشيد ) سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى :

1 ـ تقارير تؤدي أو تساعد على إنشاء وقائع وأحداث جديدة في المنشأة، وهي تلك التي يترتب عليها اتخاذ قرارات جديدة .

2 ـ تقارير تصف أو تحلل نتائج أحداث ووقائع معينة في المنشأة أثناء حدوثها أو بعد حدوثها لتسجيل نتائجها .

3 ـ تقارير تربط العلاقات بين مجموعة من الأحداث والوقائع في المنشأة من أجل تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة .

• ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية وظائف المنشأة وأنشطتها سنجد أنه يمكن تصنيفها :

1 ـ تقارير الإنتاج، وهي تلك التي تتعلق بنشاط الإنتاج ومراحله المختلفة، كتقارير متابعة الإنتاج، أو تقارير مراقبة الجودة، أو تقارير مراقبة المواد والمخزون، أو تقارير توزيعات العمالة على مواقع الإنتاج . . . الخ .

2 ـ تقارير التمويل، وهي تلك التي تتعلق بنشاط التمويل ( أو النشاط المالي والمحاسبي ) في المنشأة وتتضمن تقارير الحسابات المالية العامة وتقارير التحليل المالي وتقارير حركة الأجور وتقارير التكاليف وتقارير حسابات المبيعات والمشتريات . . .الخ

3 ـ تقارير التسويق، وهي تلك التي تتعلق بنشاط التسويق في المنشأة، وتتضمن تقارير أوامر العملاء وتقارير خدمة العملاء وتقارير اقتصاديات السوق وتقارير اتجاهات المستهلكين، وتقارير الأوامر الخاصة . . . الخ .

4 ـ تقارير الأفراد، وهي تلك التي تتعلق بنشاط الأفراد في المنشأة، وتتضمن تقارير الكفاية، وتقارير تحليل الوظائف والأعمال، وتقارير التدريب . . . الخ .

• ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية العملية الإدارية سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى :

1 ـ تقارير التخطيط وهي تلك التي تتعلق بوثائق ومستندات التخطيط في المنشأة مثل تقارير الأهداف، وتقارير السياسات، وتقارير برامج الأعمال والموازنات .

2 ـ تقارير التنظيم، وهي تلك التي تتعلق بتنظيم العمل، وتحديد المسئوليات والسلطات مثل تقارير المسوح التنظيمية، وتقارير مشاكل تداخل الاختصاصات وتقارير إعادة التنظيم .

3 ـ تقارير التوجيه وهي تلك التقارير المتعلقة بالحوافز، والتقارير المتعلقة بالحالة المعنوية للأفراد .

4 ـ تقارير الرقابة وهي تلك التقارير المتعلقة بتقديم العمل والإنجاز والانحرافات .

• ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية الزمن سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى :

1 ـ تقارير دورية وهي تلك التقارير التي تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة لتناول تحديد الموقف الحالي لنشاط أو عملية معينة .

2 ـ تقارير غير دورية أو غير منتظمة، وهي تلك التي تعد كلما دعت الحاجة إلى إعدادها نتيجة ظهور مشاكل معينة .

• ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية المنهج الذب اتبع في إعدادها سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى :

1 ـ تقارير تاريخية، وهي تلك التي تتناول بالتحليل تطور ظاهرة معينة خلال فترة زمنية معينة .

2 ـ تقارير وصفية وهي تلك التي تصف موقف أو ظاهرة معينة من كافة جوانبها .

3 ـ تقارير إحصائية وهي تلك التي تتناول تحليل موقف معين من خلال التحليل الإحصائي للبيانات والمعلومات المتعلقة بهذا الموقف .

4 ـ تقارير المقارنات وهي تلك التي تتناول المقارنة التاريخية أو الحالية بين المتغيرات المختلفة كمقارنات الأداء والإنتاجية .

• ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية أسس الإعداد سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى:

1 ـ تقارير نمطية يلتزم معد التقرير فيها بإتباع قواعد محددة لا يخرج عنها .

2 ـ تقارير فردية لا يلتزم فيها معد التقرير بإتباع قواعد محددة مسبقا وإنما تترك لمعد التقرير وغالبا ما ترتبط التقارير الفردية بنقل انطباعات معد التقرير الشخصية عن موقف معين .

• ولو نظرنا إلى التقارير من زاوية الموضوع أو المضمون التي تعبر عنه سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى :

1 ـ تقارير فنية وهي تلك التي تتعلق بمعالجة بعض المواقف التي تتضمن جوانب هندسية أو معملية.

2 ـ تقارير مالية وهي تلك التي تتعلق بالأحداث والوقائع التي يترتب عليها دفع أو قبض مبالغ مالية معينة (خسارة أو مكسب).

3 ـ تقارير الفحص أو الاختيار، وهي تلك التي ترتبط بنتيجة فحص أو تحليل أو اختبار موقف معين كما في حالة الاختبار بين مجموعة من البدائل المتاحة، أو كما في حالة استلام أشياء معينة

محددات التقرير الناجح

كتابة التقرير تعتبر صورة خاصة من الاتصالات الكتابية فهي النافذة التي يطل فيها القارئ على محتويات الدراسة، فإذا ما أحسن معد التقرير كتابته وتبويبه كان ذلك عاملا مساعدا على التشويق بما جاء فيه وتفهمه والعمل به . وكما هو الحال في كل الكتابات العلمية من الواجب الاهتمام بعدة قواعد أساسية عند إعداد التقرير :

1 ـ وضوح العناوين فالعناوين المعبرة تعكس فهما حقيقيا من معد التقرير للموضوع الذي يتناوله .

2 ـ أن تكون النتائج محددة ولا يترك للقارئ استخلاصها .

3 ـ أن ترتبط المقدمات بالنتائج والفقرات التي يتكون منها التقرير ببعضها في بناء متكامل .

4 ـ الوضوح .

5 ـ سهولة القراءة والفهم .

6 ـ الدقة .

7 ـ الإيجاز .

وكل هذه المحددات قد يكون من الصعب الوصول إليها، ولكن ببذل قدر من المجهود في إعداد وكتابة التقرير وتأكد أن الجهد المبذول في كتابة التقرير يوفر من الجهد اللازم لقراءته .

إخراج التقارير

يجب ان يعرف معد التقرير القواعد التالية :

1 ـ لم يكون هناك حلا لمشكلة ما إلا إذا كانت هناك مشكلة فعلا وبالتالي لن يكون هناك تقرير فعال إلا إذا كانت هناك حاجة لهذا التقرير .

2 ـ أن المشكلة تعني انحراف ما هو كائن عما يجب أن يكون أو سؤال مطروح لا يجد إجابة في الوقت الحالي، وأن التقرير سيحاول تحديد هذا الانحراف وسيقترح كيفية رد هذا الانحراف إلى ما يجب أن يكون أو سيحاول إيجاد إجابة للسؤال المطروح والمطلوب الإجابة عليه .

3 ـ يجب على معد التقرير أن يبحث عن المؤشرات الدالة على وجود المشكلة أو تلك التي دعت إلى ضرورة إعداد التقرير .

4 ـ يجب على معد التقرير أن يعرف أن أساس التقرير هو الحقائق وليس الآراء ووجهات النظر وأن الآراء لابد أن تستند على حقائق فالحقائق تعبر عن ظواهر العالم الملموس ولا تتغير بتغير نظرة الأشخاص إليها وهي تصف واقع الأمر كما هو . أما القيم فهي الآراء الشخصية ووجهات النظر . لذلك يجب أن تعتمد الأحكام على الحقائق وليس القيم حتى يكون التقرير فعال .

لمرحلة الأولى : الإعداد والتجهيز :

• تحديد الهدف من التقرير :

أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله .

ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كل ما يلي :

• إعطاء معلومات
• تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة
• عرض أفكار جديدة
• تقديم اقتراحات جديدة
• دراسة مشكلة معينة
• المساعدة في اتخاذ قرار معين

• القارئ :

أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟

ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟

جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات .

د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟

هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية .

• مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير :

أ ـ اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع .

ب ـ راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم

المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق

: هناك عدة نقاط أساسية يجب مراعاتها ليكون في النهاية دقيقا

• ومنظما ومنطقيا وموجزا هي :

أ ـ اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمك لعملك . كما أنه سيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اختر عنوانا للتقرير يجعل الغرض منه واضحا .

ب ـ تأمل ما جمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثم رتبها في تتابع زمني ومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ما تجده غير مفيد لخدمة غرض التقرير . ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد .

جـ ـ ضع التقسيمات المبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسة والتي يربط بينها خط مشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوء الرؤية المتكاملة لها ككل .

د ـ حدد التسلسل الذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيمات حتى يمكن الإشارة إليها بسهولة عند مناقشة التقرير .

هـ رتب المادة التي جمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئ بسهولة أن ينتقل من خطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي وبحيث ينتقل مما يعرف إلى ما لا يعرف .

ز ـ تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق وعليك أن تحدد ما إذا كنت ستجمعها في قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو ستوزعها على الأقسام المختلفة التي يتضمنها التقرير . مع ملاحظة أن تذكر مقترحاتك وتوصياتك لكل قسم على حدة، ثم تعيد تجميعها بتركيز وإيجاز في قسم مستقل وخاص بها في نهاية التقرير .

ح ـ راجع بدقة العنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لا تتشابه، وبحيث ترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي . كما عليك أن تراجع اللغة والمصطلحات التي كتبت بها التقرير وإن تتأكد من أنها لغة مبهمة وإنك استخدمت المصطلحات المتعارف على استخدامها في مثل هذه الموضوعات .

ط ـ استخدم كلما أمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضل كثيرا من كتابة صفحة كاملة . وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قد يكون من المفيد الاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير .

• الصور الفوتوغرافية

• الرسوم التخطيطية، حيث يمكن عن طريقها إظهار الأفكار المعقدة بسرعة وسهولة ووضوح .

• الجداول وهي تستخدم عادة لإظهار البيانات الإحصائية وتسهل عمليات المقارنة، وتساعد على سهولة العرض بشكل منظم .

• الخرائط

• الرسوم البيانية وقد يتحتم استخدامها في الكثير من الأحيان .

ي ـ يجب أن تلاحظ إذا ما كنت ستضع ملاحظات في نهاية صفحات التقرير أم لا حيث يتحدد ذلك في ضوء ما إذا كنت سترجع إلى مراجع أعدها غيرك أو إحصاءات وبيانات قامت بإعدادها جهات أخرى .ويجب أن تلاحظ :

• عرض مصادر مراجع الاقتباس .
• تحديد جهة أو مصدر المعلومات التي استعنت بها .
• ذكر تاريخ المعلومات أو المراجع التي استعنت بها .

ادرس مدى إمكانية نقل بعض التفصيلات من أقسام التقرير ( صلب التقرير ) إلى الملاحق .

المرحلة الثالثة : كتابة التقرير:

أ ـ أجزاء التقرير

1 ـ صفحة عنوان التقرير : ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعد على أساسه التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخص التي سيوجه إليها التقرير .

2 ـ محتويات التقرير : وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداول والرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها . وقد يلي هذه الصفحة مقدمة تشمل ملخص عام لموضوع التقرير .

3 ـ ملخص التقرير : وهو مختصر لما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائج هذا ويجب أن نلاحظ أن الغرض من ملخص التقرير هو تقديم خلاصة التقرير بشيء من التركيز وليس وصفا للتقرير حيث أن هناك بعض الأشخاص يقرأون فقط الملخص .

4 ـ النتائج : ويتم فيها مناقشة وعرض النتائج التي أمكن الوصول إليها من واقع البيانات والحقائق والآراء التي تم جمعها وتحليلها مع عرض تفصيلي لها وللأسس التي وضعت عليها التوصيات .

5 ـ التوصيات : وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وما تغطيه من احتياجات .

6 ـ التقرير التفصيلي : وهو يمثل جسم التقرير ويشمل الخطوات التي أدت إلى النتائج والتوصيات .

7 ـ الملاحق : وتضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير . هذا ويجب ملاحظة أن الهيكل السابق ليس هو الهيكل المفروض إتباعه في إعداد كل التقارير فقد يختلف الهيكل تبعا لطبيعة التقرير واختلاف الموقف الذي يعالجه فعلى سبيل المثال قد يسبق التقرير التفصيلي ( جسم التقرير ) النتائج والتوصيات كما في حالة صعوبة استيعاب أو فهم النتائج دون الإطلاع ودراسة التقرير التفصيلي .

ب ـ الأسلوب : قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقرات المتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة . مع ملاحظة أن أي من الأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائق والمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقارير الأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهات الأدبية .

جـ ـ الترتيب والتنسيق : يجب أن تراعي مساعدة قارئ التقرير بتمييز وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الترقيم سيكون منفصلا في حد ذاته عن أي تقسيم آخر للتقرير من حيث تقسيمه إلى أقسام أو أجزاء أو فصول فالترقيم الذي نقصده هنا هو تقسيم داخلي في أقسام التقرير .

د ـ وسائل الإيضاح : فكر في أنسب وسائل الإيضاح التي يمكن أن تستخدمها أثناء الكتابة، بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح المستخدمة والمادة المكتوبة قويا ولا يتأتى ذلك إلا من خلال دراسة الوسيلة المناسبة للتعبير عن الفكرة المكتوبة .

هـ ـ مقدمة التقرير : كما سبق وإن ذكرنا أن التقرير سوف يحتاج إلى مقدمة وهي تكتب عادة بعد الانتهاء من كتابة التقرير وإعداده وتذكر أن هذه المقدمة يجب ألا تتضمن أية تفاصيل واردة في أقسام التقرير أو ملحقاته . هذا ويجب أن تشمل مقدمة التقرير ما يلي :

• اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كان سيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي .

• تاريخ التقرير .

• موضوع التقرير . وإبعاده، ومكوناته، وهدفه .

• بعض المعلومات المختصرة عن تطور الأحداث التي أدت إلى وجود المشكلة الحاضرة التي يعالجها التقرير .

• أهم النتائج والتوصيات التي يعرضها التقرير .

• أقسام التقرير ومنطقية وكيفية ترتيبها .

• التعبيرات التي استخدمها للدلالة على معاني خاصة وردت في التقرير ومن المهم أن تجعل مقدمة التقرير مشوقة بقدر الإمكان . وذلك بإظهار بعض النقاط ذات المدلول المالي والمعملي .

و ـ كتابة أقسام التقرير والمرفقات : من الأفضل أن تكتب كل جزء من التقرير على حدة بمعنى أن تركز على كتابة قسم واحد أو مرفق واحد من التقرير في وقت واحد إذا كان ذلك ممكنا وذلك حتى تنساب الأفكار في تتابع خلال الوقت دون انقطاع . هذا ومن الأفضل أيضا أن تراعي النقاط التالية عند كتابة كل جزء .

• اذكر الحقائق والآراء التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها .

• حلل هذه الحقائق والآراء .

• حدد نتائج هذا التحليل .

• حدد التوصيات المترتبة على هذه النتائج .

• أشر إلى المادة التي شملتها المرفقات وصفها باختصار .

ز ـ الخلاصة أو الخاتمة : يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية :

• ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير .

• ملخص موجز للنتائج والتوصيات .

• ذكر القرارات الواجبة الاتخاذ بوضوح كنتيجة للتوصيات وكذلك الأشخاص الذين عليهم إصدار هذه القرارات .

• ذكر الدراسات اللازمة الأشكال إذا كان الموقف يتطلب ذلك .

ح ـ قائمة المراجع : يجب أن يتضمن تقريرك قائمة المراجع التي أمدتك بالحقائق والمعلومات .

المرحلة الرابعة : المراجعة :

بعد انتهاؤك من كتابة مسودات التقرير اتركها جانبا لمدة يوم أو يومين إذا كان الوقت يسمح بذلك . ثم ارجع إليها وتناولها بنظرة إنتقادية موضوعية كما لو كان شخص آخر هو الذي قام بإعدادها . ثم قم بعد ذلك بتحديد كيفية كتابة التقرير على الآلة الكاتبة وذاك بالتحديد المسبق لما يلي :

• نوع وحجم الورق المستخدم .

• المسافات التي ستترك بين السطور وبعضها .

• حجم المساحة المكتوبة داخل الورقة ( الهوامش المتروكة على جوانب الصفحة ) .

• العناوين الرئيسية التي ستكتب في وسط الصفحات، والعناوين الجانبية .

• الخطوط والأقواس التي ستوضع للعناوين الرئيسية والجانبية .

• كيفية تنفيذ الرسوم والإيضاحات .

• عدد الصور المطلوبة .

• الشكل النهائي ( التجليد .(

تصميم التقرير قد يختلف من تقرير لآخر ولكن هناك عناصر أساسية للتقرير أو البحث التي لابد من تواجدها . بعض هذه العناصر لا يُستخدم في حالة التقارير القصيرة لعدم وجود الحاجة إليه وسوف نناقش هذا كثيرا في هذه المقالة. من المفيد كثيرا أن نتعرف على هذه العناصر وطريقة كتابتها وفائدتها. هذه العناصر لا علاقة لها بلغة التقرير أو البحث فهي تستخدم باللغات المختلفة. هذه المقالة تناقش الموضوع من منظور عام ولكن في بعض الجامعات وبعض المؤسسات يكون هناك متطلبات محددة في تصميم التقرير قد تختلف عما هو مذكور هنا، ففي هذه الحالة يتم الالتزام بمتطلبات الجامعة أو المؤسسة

ما هي عناصر التقرير أو البحث الأساسية؟

الغلاف

Cover

وظيفة الغلاف الأساسية هي حماية التقرير أو البحث من التلف أو اتساخ الأوراق في حالة التقارير أو البحوث الجامعية أثناء الدراسة فإن استخدام غلاف بلاستيكي شفاف قد يكون مناسباً. في حالة تقارير العمل المعتادة فقد لا يوضع غلاف أصلاً نتيجة أن تداول التقرير لن يكون عملية مستمرة لمدة طويلة وغالبا ما يُحتفظ بالتقرير في ملف وبالتالي لا يكون هناك خوف من تلف التقرير . فمثلا تقرير الإنتاجية اليومية والشهرية سيكون بدون غلاف، تقرير الأعمال السنوية أو الخطة السنوية قد يوضع له غلاف بلاستيكي، الخطة الاستراتيجية وخطة العمل للسنوات القادمة ودراسات الجدوى للمشاريع قد يستخدم لها غلاف سميك لأنه سيحتفظ بها لسنوات وسيتم تداولها بين إدارات وجهات متعددة.

في حالة استخدام غلاف فلابد أن يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الأساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير. في حالة استخدام غلاف سميك فسيكون لزاماً أن تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي، وفي حالة استخدام غلاف بلاستيك شفاف فسيكون من الممكن رؤية صفحة العنوان -التي تلي الغلاف وبالتالي يتم التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحة

صفحة العنوان
Title Page

صفحة العنوان هي أول صفحة من صفحات التقرير أو البحث وهذه الصفحة تمكننا من معرفة معلومات أساسية عن التقرير أو البحث بسرعة. لذلك فإن صفحة العنوان لابد وان تحتوي على

أ- اسم التقرير أو البحث - اختر اسم واضح ومعبر عن محتوى التقرير أو البحث

ب- اسم مُعد التقرير أو البحث

ت- وظيفة مُعد التقرير مثل طالب في السنة الاولى أو مهندس صيانة أو مدير مصنع. الوظيفة توضع أسفل اسم مُعد التقرير

ث- اسم المؤسسة أو الجامعة التي صدر منها هذا البحث او التي ينتمي إليها معد البحثز اسم المؤسسة قد يكون مكون من جزئين أو عدة أجزاء مثل جامعة كذا- قسم كذا أو شركة كذا- إدارة كذا

ج- اسم الجهة أو الأستاذ الذي سيقدم له البحث - تستخدم كثيراً في التقارير الدراسية وتُستخدم بشكل أقل في تقارير العمل لأن كثيراً من تقارير العمل الداخلية تكون موجهة لأكثر من مدير وأكثر من إدارة

ح- تاريخ إصدار التقرير أو البحث

في التقارير الدراسية قد يضاف اسم المادة الدراسية أو الدرجة العلمية التي يعتبر التقرير جزءً من متطلباتها. في تقارير العمل قد يضاف قائمة بالجهات أو الأشخاص الذين سيتم إرسال التقرير لهم وقد يضاف كذلك رقم كودي للتقرير. في تقارير العمل والأبحاث قد يوضع الملخص -سنتكلم عنه لاحقا- في صفحة العنوان وقد يوضع في صفحة مستقلة

الملخص
Abstract or Summary or Executive Summary

الملخص كما هو واضح من الاسم هو ملخص لما يحتويه التقرير أو البحث. للملخص وظيفتان

أولاً: أن يعلم القارئ إن كان يحتاج ان يقرأ هذا التقرير أم لا. فقد يجد القارئ -الذي يبحث عن أبحاث في مجال ما باستخدام التجارب المعملية- أن البحث استخدم التحليل النظري وبالتالي يعرف أن هذا البحث ليس من الأبحاث التي يريد الاطلاع عليها، وقد يجد المدير أن التقرير يسجل أحداثاً وأنشطة يعرفها المدير بالتفصيل فيكتفي بحفظ التقرير أو تحويله لشخص آخر

ثانياً: أن يعرف القارئ المعلومات الأساسية جداً في التقرير مثل طبيعة الدراسة التي أجريت والنتائج (الاستنتاجات) والتوصيات وبالتالي قد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير أو يقرر قراءة جزءٍ محدد من التقرير

او

الملخص وسيلة مساعدة عظيمة لقارئ التقرير لأنها توفر وقتاً كثيراً. في حالة عدم وجود ملخص فإننا نضطر لتصفح التقرير كله لكي نعرف إن كان هذا التقرير أو البحث به شيئاً نَهتم به في الوقت الحالي. تزداد أهمية الملخص عند كتابة تقرير لأكثر من قارئ وأكثر من مدير باهتمامات محتلفة لأن كاتب التقرير يعلم أن بعض المديرين رفيعي المستوى سيكتفون بقراءة الملخص وبالتالي لن ينزعجوا من وجود تفاصيل لا تهمه في داخل التقرير

طول الملخص لابد وأن يتناسب مع طول التقرير فمثلاً قد يكون الملخص أقل من خمسة أسطر للتقرير المكون من بضع صفحات، وقد يصل إلى صفحة (أو أقل من صفحتين) في حالة التقارير أو الأبحاث المكونة من عشرات الصفحات أو مئات الصفحات. الملخص يسبقه عنوان وهو “ملخص” بالعربية أو أي من الأسماء المذكورة عاليه بالإنجليزية مع مراعاة أنه في الأوساط الأكاديمية يستخدم
ABSTRACT
أما في تقارير العمل فيستخدم
Executive Summary or Summary
أحيانا لا تكون كلمة ملخص تنفيذي (بالإنجليزية) متداولة داخل المؤسسة فيكون استخدام كلمة”ملخص” (بالإنجليزية) أفضل

يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي. الملخص المعلوماتي هو الذي تحدثنا عنه. الملخص الوصفي يعطي فكرة سريعة عن ما يحتويه التقرير أو البحث ولكنه لا يلخص البحث نفسه ولا يوضح النتائج. الملخص المعلوماتي يستخدم أكثر من الملخص الوصفي ولكن قد تجد بعض المجلات العلمية التي تستخدم الملخص الوصفي

جدول المحتويات
TABLE OF CONTENTS

جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول إلى أقسام معينة مباشرة. جدول المحتويات يوضح كذلك للقارئ الأقسام المختلفة للتقرير. جدول المحتويات يحتوي أسماء أقسام أو فصول البحث أو التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير. ينبغي اتباع أسلوب ثابت في عرض الأقسام الفرعية أو العناوين الفرعية في جدول المحتويات

جدول المحتويات لا يستخدم عادةً في التقارير القصيرة التي تتكون من بضع صفحات لأنه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير أمراً سهلاً ويكون النظر في جدول المحتويات تضييع للوقت

قائمة الأشكال
LIST OF FIGURES

عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الأشكال التوضيحية (خمسة أو أكثر) يكون من المفضل وضع قائمة خاصة للأشكال. قائمة الأشكال مشابهة لجدول المحتويات غير أنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل

قائمة الجداول
LIST OF TABLES

قائمة الجداول مشابهة تماما لقائمة الأشكال ولكنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول. أحيانا يتم وضع القائمتين في نفس الصفحة تحت مسمى

قائمة الأشكال والجداول

LIST OF FIGURES AND TABLES
مع كتابة الأشكال في النصف العلوي للصفحة والجداول في النصف السفلي

قائمة الجداول والأشكال تساعدان على الوصول إلى جدول ما أو شكل ما بسرعة بدلا من تصفح التقرير أو جزء منه للوصول إلى شكل ما أو جدول ما.

قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات
List of Symbols or Glossary

قائمة الرموز تستخدم في التقارير والأبحاث التي تحتوي على الكثير من الرموز كاستخدام “س” للتعبير عن السرعة و “م” للتعبير عن المسافة وهكذا. جدول الرموز يوضح به هذه الرموز. أما جدول المصطلحات فيوضح به معنى المصطلحات المستخدمة مثل “السرعة اللحظية” أو “السرعة الخطية”. هاتين القائمتين تستخدمان غالباً في الأبحاث الأكاديمية الخاصة بالعلوم والهندسة ويقل استخدامها في مجالات الأدب والإدارة وغيرها

في حالة تقارير العمل داخل المؤسسة يتم استخدام الكثير من الرموز التي يعرفها العاملين في المؤسسة وبالتالي لا يكون هناك داعٍ لوجود قائمة للرموز والمصطلحات. أما في حالة التعامل مع مؤسسات أخرى فربما احتجنا قائمة الرموز والمصطلحات. وخلاصة القول هو أن قوائم الأشكال والجداول والرموز والمصطلحات يستهلكان وقتاً لإعدادهما فلا تستخدمهما في العمل ما لم تكن هناك حاجة فِعلية. أما في كتابة الأبحاث الطويلة فغالباً ما يكون ذلك مطلوباً ومستخدماً

المقدمة
Introduction

المقدمة يجب أن توضح ثلاثة أشياء وهي: موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير أو من الدراسة، حدود الدراسة او التقرير. يمكن ان تشتمل المقدمة أيضاً على شرح موجز لأقسام التقرير أو لمنهج الدراسة. فالمقدمة تجيب عن الأسئلة الآتية

أ- ما هو الموضوع وما هي أهميته؟
ب- ما هو هدف هذه الدراسة تحديداً؟ ولماذا تم عمل الدراسة (مثل أن الأبحاث السابقة لم تبحث هذه النقطة او أن مشكلة العمل مازالت قائمة)؟
ت- ما هو أسلوب الدراسة (دراسة نظرية، عملية، تسويقية،باستخدام الحاسوب،…)؟
ث- ما هي الأقسام التالية في التقرير؟

المقدمة لا تحتوي على أي نتائج أو توصيات أو تفاصيل الدراسة. فالمقدمة ليست ملخصاً للتقرير أو البحث. لتبسيط الأمر دعنا نفترض أنك ستلقي محاضرة لمجموعة من المديرين في المؤسسة عن تطوير عملية ما من عمليات التصنيع. كيف ستبدا؟ هل ستبدأ بشرح عملية التصنيع بعد التعديل أم ستبدأ بشرح نتائج التعديل؟ لا شك أنك تحتاج أن توضح لهم اولاً أهمية هذه العملية والحاجة لتطويرها ثم توضح الجزئية المحددة التي درستها في العملية وقد توضح الأسلوب الذي ستتبعه في شرح الموضوع. بهذا يكون الحاضرون قد تفهموا أهمية ما ستقوله وحدوده وكيفية شرحك للموضوع. ماذا لو لم تفعل ذلك؟ سيكون بين الحاضرين من يشعر أنك تتحدث في موضوع لا قيمة له لأنه يظن ان هذه العملية غير مهمة او انها متطورة جداً. ستجد من يسأل عن تفاصيل كان من المفترض أن تتحدث عنها في الاجزاء التالية. سيقول لك أحد المديرين في النهاية: ولكنك لم تدرس عملية كذا وكذا -نتيجة لأن حدود الدراسة لم توضح مسبقاً. هذا هو ما تحتاج ان تفعله في مقدمة التقرير أو البحث. فأنت تريد ان تُهيئ القارئ لقراءة البحث أو التقرير وهو متفهم لأهميته وأسلوبه وحدوده وتنظيم الأقسام التالية

المقدمة لابد ان تكون قصيرة بالنسبة لحجم التقرير فمثلا قد يكون طول المقدمة في حدود 3% من طول التقرير. فالتقارير المكونة من عشرات الصفحات قد تكون المقدمة فيها صفحة او اثنتين، والتقارير المكونة من ثلاثة او أربعة صفحات تكون مقدمتها بضعة أسطر

قلب التقرير
Main Body

قلب التقرير هو أكبر عناصر التقرير وهو يتكون عادة من عدة أجزاء أو أقسام. لاحظ انه لا يوضع عنوان باسم “قلب التقرير” وإنما هو مصطلح مستخدم هنا لتسمية الأجزاء الوسطى في التقرير. قلب التقرير يشرح المشكلة او الموضوع بشيء من التفصيل ويوضح ما تم فعله لحل المشكلة او دراسة الموضوع ويوضح كذلك النتائج وتحليلها. أقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعة البحث أو التقرير ولكن لنستعرض أمثلة لبعض الأقسام المعتادة لقلب التقارير

الأبحاث العلمية: ا- الخلفية النظرية والأبحاث السابقة، ب- طريقة الدراسة، ت- النتائج وتحليلها أو مناقشتها

تقارير العمل التي تشرح ما تم عمله لحل مشكلة او تحسين شيء ما: أ- شرح المشكلة بالتفصيل، ب- الخطوات التي تم اتباعها، ت- نتائج هذه الخطوات ومدلولاتها

تقارير العمل التي تقترح تغيير عملية ما: أ- شرح الوضع الحالي، ب- شرح الوضع المقترح، ت- شرح النتائج المتوقعة أو مقارنة الوضع المقترح بالوضع الحالي

تقارير دراسات الجدوى: أ- شرح المشروع، ب- شرح المعلومات المتوفرة عن السوق والمنافسين واحتياجات العملاء والمنتجات البديلة، ت- شرح التكاليف المختلفة والمبيعات المتوقعة، ث- عرض التحليلات الاقتصادية

تقارير العمل التي تعرض بيانات المبيعات او الإنتاجية: يتم التقسيم حسب المنتجات

أ- تسلسل منطقي او فكري مثل التسلسل المذكور أعلاه في الأبحاث العلمية حيث نبدأ بدراسة الأبحاث السابقة ثم نقوم استخدام طريقة ما لدراستنا ثم نحصل على نتائج ثم نحللها

ب- تسلسل زمني: مثل التسلسل الذي نستخدمه لتقديم تقرير علمي عن أي كائن حي فإنه من الطبيعي أن نبدأ بنشأته واماكن تواجده ثم نتحدث عن تطوره او نموه ثم قد نتحدث عن طبيعته وتأثيره على الكائنات الأخرى ثم قد ننتهي بمكافحته (إن كان من الجراثيم أو الحشرات) أو وفاته. التسلسل الزمني يستخدم كذلك عند شرح حدث تاريخي

ت- تسلسل مكاني او إداري مثل التسلسل الذي نستخدمه لعرض أنشطة الإدارات المختلفة بعرض كل إدارة على حدة أو تقرير عن نتائج مدن او دول مختلفة بعرض نتائج كل مدينة أو كل دولة على حدة

ث- تسلسل موضوعي مثل أن نعرض أداء جميع الدول في الصحة ثم اداء جميع الدول في الإقتصاد ثم اداء جميع الدول في التعليم وهكذا

ج- تسلسل أهمية أو قيمة مثل تقارير العمل التي تعرض العديد من المقترحات أو تتحدث عن العيد من الأنشطة فقد يتم العرض بترتيب الأهمية أو القيمة المالية

ح- ترتيب أبجدي أو رقمي مثل التقرير الذي يتحدث عن توزيع جوائز على أشخاص على نفس المنزلة فنلجأ للترتيب الأبجدي او الترتيب بالرقم الكودي أو ماشابه ذلك

الاستنتاجات أو التوصيات
Conclusions or Recommendations

الاستنتاجات هي المعلومات التي استنبطناها من نتائج الدراسة أو توصلنا إليها من بيانات التقرير. هذا القسم لابد أن يحتوي الإجابة على السؤال الأساسي للبحث أو التقرير وان تكون الإجابة نابعة من خطوات الدراسة أو إجراءات العمل. فمثلا البحث العلمي قد يُثبت أمراً ما أو يثبت علاقة بين متغيرات، بينما تقارير العمل قد توضح تحسن الأداء أو وجود فرص للاستثمار في صناعة ما. ينبغي ألا تحتوي الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها في التقرير أو استنتاجات ليست نابعة من نتائج التقرير

التوصيات هي الأشياء التي نوصي بأن يتم إجراؤها بناءً على ما استفدناه واستنتجناه من التقرير. فمثلا التقرير الذي يوضح خطة استراتيجية ينتهي بتوصية باتباع استراتيجية من الاستراتيجيات التي عرضت في التقرير والتقرير الذي يقترح حلا لمشكلة يجب أن ينتهي بتوصية بتنفيذ أحد الحلول والبحث العلمي قد يوصي ببحث نقطة ما أو إجراء مزيد من البحوث في مجال ما

المراجع
References

في الأبحاث العلمية الرسمية يجب كتابة المراجع التي تمت الاستعانة بها لإجراء الدراسة مثل أبحاث سابقة أو كتب أو مقالات. في تقارير العمل ففي الأغلب لا يكون هناك قسم للمراجع لأن معظم التقارير تكون مُعتَمِدة على بيانات داخلية للمؤسسة. ولكن في بعض الأحيان قد يكون من الضروري ذكر المراجع في الدراسات الفنية المتقدمة أو الدراسات الإدارية المعتمدة على معلومات خارجية مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي

كتابة المصادر لها بعد آخر لا يَقل أهمية عن ما سبق وهو الأمانة في كتابة التقرير. فمن الأمانة أن تُوضِّح مصدر المعلومات وأن تُوَفِّيه حَقَه بأن تَذكره في التقرير أو البحث. وبالتالي فعند الاستعانة بأي مصدر يَنبغي أن تكتبه في قائمة المراجع (أو أسفل الصفحة). مع مراعاة أن أي كلام منقول حرفياً يجب وضعه بين علامات تَنْصيص ”….” عند كتابة المراجع يلزم توضيح البيانات الآتية لكل مصدر

الكتب: اسم المؤلف، اسم الكتاب، رقم الطبعة أو الإصدار، اسم الناشر، بلد الناشر، سنة النشر

الأبحاث العلمية والمقالات: اسم المؤلف، اسم المصدر المقالة أو البحث، اسم المجلة العلمية التي نشرت بها المقالة، رقم المجلد للمجلة العلمية ورقم الصفحات، سنة نشر المقالة، أرقام الصفحات

كتابة المراجع في الأبحاث العلمية يجب أن يَتبع التنسيق الخاص بالجامعة أو دار النشر والذي يختلف من حيث ترتيب كتابة بيانات المصدر وشكل الكتابة

المرفقات
Appendix (Appendices) or Attachements

المرفقات هي معلومات يتم إرفاقها (إلحاقها) بالتقرير أو البحث. لماذا؟ لأن هذه المعلومات ليست أساسية لكي توضع في التقرير نفسه ولكنها في نفس الوقت قد تكون مهمة لبعض القراء أو أننا لا ندري إن كان قارئ التقرير سيهتم بها أو لا. المرفقات تساعد على تقليل حجم التقرير الأصلي وتتيح للقارئ المهتم بجزئية ما أن يطلع عليها في المرفقات. المرفقات تحتوي بيانات تفصيلية أو بيانات هامشية مثل

حسابات تفصيلية
معلومات تفصيلية عن دراسات سابقة
صور
بيانات تاريخية

قد لا يحتوي التقرير على أي مرفقات أو يحتوي على مرفق واحد أو أكثر. كل مرفق يحتوي على مجموعة من البيانات بمعنى أنه لا يتم وضع كل البيانات التفصيلية المختلفة في مرفق واحد. لا توجد قاعدة صريحة لما يتم إرفاقه سوى أنها بيانات قد يهتم بها القارئ أو بعض القراء. هناك بيانات يكون من الواضح أنها يجب أن تكون في المرفقات وهناك بيانات قد يحدث خلاف في وضعها في جوهر التقرير أو وضعها في المرفقات. الأمر كذلك يتوقف على ثقافة المؤسسة فقد تجد مديراً يحب أن يرى تفاصيل أكثر من آخر وبالتالي فهو يفضل وضع بيانات أكثر في وسط التقرير بينما الآخر يفضل وضعها

الغلاف
Cover

الغلاف هو الغلاف الخارجي الذي يحوي التقرير. لتيسير معرفة محتوى الغلاف فإنه يوضح عليه بعض المعلومات الأساسية. المثال التالي هو لغلاف رسالة ماجستير

بعض الجامعات تشترط كتابة الغلاف بشكل مختلف حيث يكون الغلاف خالي تماماً ولا يتم الكتابة سوى في جانب الغلاف حيث يوضع عليه اسم الباحث ودرجة البحث وتاريخ إعداده. السبب في ذلك هو أن هذه الأبحاث تحفظ في المكتبات بجوار بعضها حيث لا يظهر سوى جانب الغلاف.

غلاف تقرير العمل قد يختلف قليلا كما هو موضح في المثال أدناه

صفحة العنوان
Title Page

صفحة العنوان هي أول صفحة في التقرير. المثال التالي يوضح محتويات صفحة العنوان لرسالة ماجستير

أما المثال أدناه فيوضح صفحة العنوان لتقرير من تقارير العمل. لاحظ أن الملخص مكتوب في هذه الصفحة ولكن في بعض الأحيان - خاصة إذا كان التقرير طويلا- قد يوضع الملخص في أول صفحة بعد العنوان

في حالة التقارير القصيرة قد لا يكون هناك صفحة كاملة للعنوان ولكن يُكتب اسم الموضوع واسم الجهة التي أعدته وتاريخ الإعداد في أعلى الصفحة الأولى من صفحات التقرير

الملخص
Abstract or Summary or Executive Summary

الملخص قد يكون عدة أسطر في التقارير القصيرة كما هو موضح في المثال التالي

وأما في التقارير الطويلة فيطول الملخص إلى صفحة أو صفحتين كما هو موضح في المثال التالي

كما هو واضح من المثالين فإن الملخص لابد أن يعطي القارئ ملخصاً لجوانب التقرير

جدول المحتويات
TABLE OF CONTENTS

جدول المحتويات قد يوضع له عنوان “المحتويات” أو “جدول المحتويات” وقد يوضع العنوان في وسط الصفحة أو في اليمين (في حالة الكتابة باللغة العربية) أو في أقصى اليسار في حالة الكتابة باللغة الإنجليزية

جدول المحتويات باللغة العربية

جدول المحتويات
الصفحة
1	المقدمة
2	وصف المشكلة: الشكاوى من المنتج الجديد
5	أسباب المشكلة
9	الحلول المقترحة
12	المقارنة بين الحلول المقترحة

ينبغي أن يتم كتابة أسماء الفصول أو الأقسام كما هي في داخل التقرير. كذلك لابد من اتباع تنسيق موحد في جدول المحتويات لكتابة العناوين الرئيسية والفرعية وكذلك عملية الترقيم

قائمة الأشكال
LIST OF FIGURES

عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الأشكال التوضيحية (خمسة أو أكثر) يكون من المفضل وضع قائمة خاصة للأشكال. قائمة الأشكال مشابهة لجدول المحتويات غير أنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل

List of Figures
	Page
Fig. 1.1: Schematic drawing of two phase flow	2
Fig. 1.2: Bubble Shapes	6

وهذا مثال باللغة العربية

قائمة الأشكال
الصفحة

ترقيم الأشكال قد يأخذ نفس الترقيم من أول التقرير إلى آخره كما هو متبع في المثال أعلاه باللغة العربية وقد يأخذ ترقيم جديد لكل قسم كما هو متبع في المثال أعلاه باللغة الإنجليزية

قائمة الجداول
LIST OF TABLES

List of Tables
	Page
Table 1.1: Sales of product A in previous years	3
Table 1.2: Sales of Product B in previous years	4

وهذا مثال باللغة العريبة

قائمة الجداول
الصفحة
1	جدول 1: تحليل تكاليف المواد الخام
2	جدول 2: تصنيف الخامات

الجداول كذلك تتبع نفس أسلوب ترقيم الأشكال أي أنها قد يتم ترقيمها على مستوى التقرير أو على مستوى مل قسم

قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات
List of Symbols or Glossary

قائمة الرموز يتم ترتيبها أبجدياً. قائمة الرموز قد يتم دمجها مع قائمة الاختصارات كما هو موضح في المثال الأول أو قد يتم تخصيص قائمة منفصلة كما هو موضح في الأمثلة الثاني باللغة العريبة أدناه

List of Symbols and Abbreviations
A	Area
c	Courant Number
D	Diameter
F	Force

المثال الثاني

قائمة الرموز
السرعة	س
الزمن	ز
العجلة	ع
القوة	ق
الكتلة	ك
المسافة	م

وهذه قائمة بالاختصارات

قائمة الاختصارات
الصيانة الإنتاجية الشاملة	ص أ ش
ملاحظ وردية	م و
فني صيانة	ف ص
فني تشغيل	ف ش

كذلك قد تضاف قائمة للمصطلحات للتأكد من أن قراء التقرير يفهمون المصطلحات الواردة في التقرير بنفس المفهوم. قائمة المصطلحات لتقرير يتحدث عن تأثير فرق العمل في الإنتاجية والربحية والحالة المعنوية قد يحتوي على تعريف مصطلحات مثل: فرق العمل، الإنتاجية، الربحية، الحالة المعنوية وهكذا

المقدمة
Introduction

المقدمة تجعل القارئ على دراية بموضوع التقرير والهدف من إعداد التقرير والجزئية التي يتناولها التقرير على وجه التحديد. المقدمة قد تكون بضعة أسطر أو صفحة أو أكثر حسب حجم التقرير

المقدمة نتيجة وجود عدة شكاوى من العملاء في الآونة الأخيرة فإنه قد تم دراسة درجة رضاء العملاء عن خدمات الشركة وذلك عن طريق إجراء مقابلات شخصية واستبيان مكتوب. هذا التقرير يوضح نتائج هذا الاستبيان ويقدم مقترحات لتحسين درجة رضاء العملاء عن الشركة ومنتجاتها

في الأبحاث العلمية قد تحتوي المقدمة على مراجعة للأبحاث السابقة في نفس المجال مع توضيح الإضافة التي يضيفها البحث للأبحاث السابقة. أحيانا يُخَصَّص قسم خاص بعد المقدمة لمناقشة الأبحاث السابقة

قلب التقرير
Main Body

قلب التقرير هو أطول جزء في التقرير ويتم تقسيمه لأقسام حسب طبيعة الموضوع كما هو موضح في المقالة السابقة. لابد أن تحتوي هذه الأقسام على المعلومات الأساسية لفهم الموضوع بشكل متسلسل وبلغة واضحة وبدون تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع.

في تقارير العمل خاصة، لا تنس أن القارئ للتقرير قد لايكون لديه الوقت لقراءة التقرير كله فحاول توضيح الأمور بشكل مباشر وحاول أن تكتب ما يكون له قيمة عند قرّاء التقرير أحيانا تجد تقارير عمل على شكل مقالة ويكون من الصعب استباط معلومات مفيدة بدون قراءتها بالكامل وبالتالي لا يكون امام القارئ سوى خيارين: إما أن يقرأ التقرير كله ويتحمل الوقت اللازم لذلك، أو ألا يقرأ التقرير. فكاتب التقرير عليه أن يساعد القارئ للوصول إلى المعلومات التي يريدها بسرعة كي نصل إلى الغاية من التقرير. ينبغي كذلك ملاحظة أن التقرير ليس مجالا لاستعراض القدرات الأدبية والبلاغة فتقارير العمل يُفضل فيها التبسيط والوضوح. فحاول استخدام لغة واضحة لا تحتمل معانٍ كثيرة وحاول ألا تستخدم كلمات غير واضحة أو غير معروفة للقراء

ينبغي أن يتم اتباع سياسة ثابتة في ترقيم العناوين الرئيسية والفرعية وفي تنسيق كتابتها. فيجب استخدام نفس الخط وتنسيق الخط لكل العناوين المتماثلة في التقسيم مثل الأقسام الرئيسية والعناوين الفرعية الأولى والفرعية الثانية فتكتب كل العناوين الرئيسية بنفس الطريقة ثم العناوين الفرعية

حاول أن تستخدم أشكال أو جداول كلما كان ذلك مناسباً لأن ذلك يساعد على فهم التقرير بسرعة. فالرسومات البيانية توضح اتجاه الزيادة او النقصان والمقارنة بين متغيرين بمجرد النظر. الجداول تساعد على قراءة عدد كبير من البيانات بسهولة. الصور أو الرسومات التخطيطية توضح الكثير من الأمور التي يطول شرحها بالكلمات. عند استخدام هذه الوسائل فلابد من التأكد من وضوحها مع مراعاة أن التقرير قد يتم طباعته أو تصويره بالأبيض والأسود. قد ترسم منحنى ويكون واضحاً أمامك وعند تصويره بدون ألوان تجده غير واضح بالمرة فاختر الألوان المناسبة

الاستنتاجات أو التوصيات
Conclusions or Recommendations

الاستنتاجات هي الأمور التي استنتجناها من الدراسة التي أجريناها. أما التوصيات فهي الأمور التي نوصي أو نقترح أن يتم فعلها بناء على هذه الاستنتاجات. المثال التالي يُوضح الاستنتاجات من دراسة عن رضاء العملاء عن الشركة ومنتجاتاها ويليه التوصيات النابعة من هذه الاستنتاجات

الاستنتاجات بناء على نتائج الاستبيان يتضح أن العملاء يواجهون مشكلة في التعامل مع العمالة الفنية للشركة مما يوضح عدم قدرة العمالة الفنية على التعامل مع العملاء بشكل مرضي. وتوضح النتائج أيضاً استياء العملاء من عدم قدرتهم على رد المنتج بعد شرائه بوقت قصير وذلك بسبب عدم وجود أي نظام لرد المنتجات بعد شرائها. لذلك فإن هذه الدراسة تبين الحاجة لاتخاذ المزيد من الإجراءات لتحسين صورة الشركة لدى عملائها

وهذه هي التوصيات

التوصيات بناء على نتائج الدراسة فإننا نقترح الآتي أ- أن يتم استخدام نظام البيع الإلكتروني المقترح بداية من يناير 2007 ب- أن يتم إنشاء مركز لتلقي شكاوى واستفسارات العملاء على مدار 24 ساعة ت- أن يتم السماح للعملاء برد المنتج خلال 72 ساعة من شرائه

المراجع
References

قائمة المراجع لابد أن تحتوي المعلومات الأساسية عن كل مرجع بما يجعل من الممكن للقارئ أن يبحث عن هذا المرجع. لذلك فلابد من ذكر اسم المؤلف واسم الكتاب أو المجلة و تاريخ النشر. إن كان المرجع كتاباً فيضاف اسم ومكان دار النشر أما إن كان المرجع بحثا منشور في مجلة علمية فلابد من كتابة رقم المجلة وأرقام الصفحات الوارد بها البحث. المثالان التاليان يوضحان أسلوبين مختلفين من أساليب كتابة المراجع

الأسلوب الأول: يتم الإشارة إلى أي مرجع (مصدر) في داخل التقرير أو البحث برقم بين قوسين بحسب ترتيب ذكره في التقرير أو البحث مثل

Previous studies [1] have shown…….

Ahmed [1] conducted a study and found…….

ثم يتم كتابة قائمة المراجع بنفس الترتيب

References 1. R. Hartunian and W. Sears, “On the instability of gas bubbles moving in liquids,” J. Fluid Mech., Vol. 3, pp. 27-47, 1957. 2. G. Levich, Phsico-Chemical Hydrodynamics, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, N. J., 1962.

بعض الهيئات العلمية تستخدم هذا الأسلوب ولكن لا يتم ترتيب المراجع حسب ترتيب ظهورها في المقالة ولكن يتم ترتيبها أبجديا حسب اسم المؤلف

الأسلوب الثاني: عند الإشارة إلى مصدر ما داخل التقرير يكتب اسم المؤلف (اللقب) وتاريخ البحث مثل

Previous research (Ahmed, 2002) has shown…….

Ahmed (2002) conducted a study and found……

ثم تُكتب قائمة المراجع بالترتيب الأبجدي لاسم (لقب) المؤلفين

في حالة التقارير العلمية الرسمية فلابد من وجود قائمة المراجع أما في حالة تقارير الدراسية أو تقارير العمل فقد يتم ذكر المراجع في كل صفحة بخط صغير أسفل الصفحة التي تم فيها الإشارة لمعلومات من هذا المرجع. في حالة كتابة قائمة المراجع وعدم اشتراط اتباع أسلوب محدد فيمكنك اتباع الأسلوب الذي ترتاح له

كما ذكرت توجد عدة أساليب لكتابة المراجع. المواقع التالية تشرح الأساليب المختلفة لكتابة المراجعhttp://owl.english.purdue.edu/handouts/research/r_docsources.html
http://www.eurosurveillance.org/authors/authors-02.asp
http://physics.gac.edu/~huber/misc/aiprefs.htm
http://www.if-pan.krakow.pl/pjp/note.html
http://www.roma.unisa.edu.au/07118/language/reports.htm#Referencing

المرفقات
Appendix (Appendices) or Attachments

المرفقات تأخذ أشكالاً مختلفاً فقد تكون شكلاً أو جدولاً أو شرحاً مكتوب على شكل فقرات